Phòng nhân sự có thể bắt đầu dùng AI ngay tuần này với ba việc ít rủi ro: soạn bộ câu hỏi phỏng vấn theo mô tả công việc, soạn tài liệu onboarding cho nhân viên mới và viết thông báo nội bộ. Điều kiện là không đưa dữ liệu cá nhân của ứng viên vào công cụ AI, và người làm nhân sự luôn đọc lại, sửa lại trước khi dùng.
Điểm pháp lý cần nhớ: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, và Điều 25 của luật này có quy định riêng cho hoạt động tuyển dụng. Bộ luật Lao động 2019 thì cấm phân biệt đối xử trong lao động, nên câu hỏi phỏng vấn do AI gợi ý cũng phải được rà theo tiêu chí này.
Phòng nhân sự dùng AI vào việc gì được ngay tuần này?
Nên bắt đầu từ những việc mà đầu vào là thông tin chung của công ty, không phải hồ sơ của một người cụ thể. Ba việc dưới đây đáp ứng điều kiện đó.
| Việc | Bạn đưa cho AI | Bạn phải tự kiểm tra |
|---|---|---|
| Câu hỏi phỏng vấn | Mô tả công việc, năng lực cần có | Câu hỏi có liên quan đến công việc không, có câu nào mang tính phân biệt đối xử không |
| Tài liệu onboarding | Quy trình nội bộ, lịch tuần đầu, danh sách đầu mối (chỉ ghi chức danh) | Thông tin có đúng quy định hiện hành của công ty không |
| Thông báo nội bộ | Nội dung chính, đối tượng, hạn chót | Ngày giờ, số liệu, tên phòng ban có đúng không |
Những việc như sàng lọc CV, chấm điểm ứng viên hay tóm tắt hồ sơ cá nhân thì để sau. Các việc đó đụng trực tiếp đến dữ liệu cá nhân và quyết định về con người, nên cần quy định nội bộ rõ ràng trước khi làm. Nếu công ty bạn chưa có quy định này, xem thêm bài Quy định sử dụng AI trong doanh nghiệp: dữ liệu nào được nhập.
Dùng AI soạn câu hỏi phỏng vấn thế nào cho đúng?
Đưa cho AI mô tả công việc và các năng lực cần đánh giá, yêu cầu câu hỏi gắn với từng năng lực, kèm tiêu chí cho câu trả lời tốt. Sau đó rà từng câu để loại câu hỏi không liên quan đến công việc.
Prompt mẫu
Ví dụ minh họa (vị trí và nội dung là giả định):
Bạn là chuyên viên tuyển dụng. Dưới đây là mô tả công việc vị trí
Nhân viên chăm sóc khách hàng (ca ngày, làm việc qua điện thoại và email).
Năng lực cần đánh giá:
1. Xử lý khiếu nại bình tĩnh
2. Viết email rõ ràng
3. Ghi chép và cập nhật thông tin vào hệ thống
Hãy soạn 2 câu hỏi phỏng vấn cho mỗi năng lực, ưu tiên câu hỏi
hành vi ("Hãy kể về một lần bạn...").
Với mỗi câu, ghi thêm:
- Câu trả lời tốt thường có những ý gì
- Dấu hiệu cần hỏi thêm
Không hỏi về tuổi, tình trạng hôn nhân, kế hoạch sinh con,
tôn giáo, quê quán hay sức khỏe nếu không liên quan trực tiếp
đến công việc.
Câu cuối của prompt quan trọng. AI có thể gợi ý cả những câu nghe tự nhiên trong trò chuyện như "Bạn đã lập gia đình chưa?" hay "Bạn có định sinh con trong vài năm tới không?". Trong phỏng vấn, những câu như vậy dễ dẫn đến quyết định dựa trên yếu tố không liên quan đến năng lực.
Rà câu hỏi theo luật lao động
Khoản 8 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019 định nghĩa phân biệt đối xử trong lao động là hành vi phân biệt, loại trừ hoặc ưu tiên dựa trên các yếu tố như giới tính, độ tuổi, tình trạng thai sản, tình trạng hôn nhân, tôn giáo, khuyết tật, trách nhiệm gia đình… Khoản 1 Điều 8 đưa hành vi này vào danh sách bị nghiêm cấm. Luật cũng nêu rằng sự phân biệt xuất phát từ yêu cầu đặc thù của công việc thì không bị coi là phân biệt đối xử.
Cách rà nhanh:
- Với mỗi câu hỏi, tự hỏi: câu trả lời này giúp đánh giá năng lực nào trong mô tả công việc?
- Nếu không trả lời được, bỏ câu đó.
- Nếu câu hỏi chạm đến một trong các yếu tố nêu trên, chỉ giữ lại khi đó thật sự là yêu cầu đặc thù của công việc, và nên hỏi ý kiến người phụ trách pháp chế.
- Thống nhất một bộ câu hỏi chung cho mọi ứng viên cùng vị trí, để việc so sánh công bằng hơn.
Nếu bạn cũng dùng AI để viết mô tả công việc, bài Viết JD bằng AI: prompt mẫu và cách kiểm tra trước khi đăng có các bước kiểm tra tương tự.
Dùng AI soạn tài liệu onboarding ra sao?
Gom các quy trình rời rạc (giờ làm, cách xin nghỉ phép, cách nhận thiết bị, ai phụ trách việc gì) rồi nhờ AI sắp xếp thành một tài liệu tuần đầu dễ đọc. AI giỏi việc sắp xếp và viết lại cho dễ hiểu; phần đúng hay sai của nội dung vẫn là việc của bạn.
Prompt mẫu
Ví dụ minh họa:
Dưới đây là ghi chú rời rạc về quy trình nội bộ của công ty
(giờ làm việc, cách xin nghỉ phép, cách nhận laptop, đầu mối hỗ trợ).
Hãy soạn tài liệu "Tuần đầu tiên của bạn" cho nhân viên mới:
- Chia theo ngày: Ngày 1, Ngày 2, Ngày 3-5
- Mỗi ngày có: việc cần làm, gặp ai (ghi theo chức danh), tài liệu cần đọc
- Thêm mục "Câu hỏi thường gặp" gồm 5 câu
- Văn phong thân thiện, câu ngắn
- Chỗ nào ghi chú không có thông tin, ghi [CẦN BỔ SUNG],
không tự đoán
[Dán ghi chú ở đây]
Yêu cầu ghi [CẦN BỔ SUNG] giúp bạn thấy ngay chỗ thiếu, thay vì để AI tự điền một quy định nghe hợp lý nhưng không có thật ở công ty bạn.
Những gì cần kiểm tra trước khi phát hành
- Số ngày phép, giờ làm, quy trình xin nghỉ: đối chiếu với nội quy lao động và quy chế hiện hành.
- Chức danh và kênh liên hệ: còn đúng người, đúng kênh không.
- Các mục AI tự thêm mà ghi chú gốc không có: xóa hoặc xác minh.
- Ghi tên đầu mối theo chức danh khi đưa vào AI; điền tên thật sau khi đã có bản nháp.
Các lỗi hay gặp khi đọc lại kết quả AI được tổng hợp trong bài Kiểm tra kết quả AI trước khi gửi: lỗi thường gặp và cách sửa.
Dùng AI viết thông báo nội bộ thế nào để nhân viên đọc hiểu?
Cho AI biết ai đọc, họ cần làm gì và hạn chót là khi nào, rồi yêu cầu đưa ba thông tin này lên đầu thông báo. Thông báo nội bộ thường dài vì người viết kể bối cảnh trước, còn người đọc chỉ cần biết mình phải làm gì.
Prompt mẫu
Ví dụ minh họa (công ty, ngày giờ là giả định):
Viết thông báo nội bộ gửi toàn bộ nhân viên văn phòng.
Nội dung: công ty chuyển sang biểu mẫu đăng ký nghỉ phép mới
trên hệ thống nội bộ, áp dụng từ ngày [ngày áp dụng].
Nhân viên cần: đăng nhập và cập nhật thông tin người duyệt
trước ngày [hạn chót].
Yêu cầu:
- 3 dòng đầu trả lời: ai, cần làm gì, trước khi nào
- Sau đó là các bước thực hiện, đánh số
- Cuối cùng là đầu mối hỗ trợ (ghi [đầu mối])
- Không quá 150 từ
- Viết thêm bản tiếng Anh ngắn gọn bên dưới
Để ngày giờ ở dạng chỗ trống rồi tự điền sau là cách đơn giản để tránh sai ngày, vì đây là loại lỗi khó phát hiện khi đọc lướt. Với công ty có nhân viên người Nhật hoặc người nước ngoài, bản song ngữ cần được một người đọc được cả hai ngôn ngữ kiểm tra lại.
Dữ liệu ứng viên: điều gì không nên đưa vào AI?
Không dán CV, số điện thoại, số căn cước, ảnh, kết quả phỏng vấn hay nhận xét về một ứng viên cụ thể vào công cụ AI công cộng. Từ ngày 1/1/2026, việc xử lý thông tin ứng viên chịu điều chỉnh của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.
Luật nói gì về dữ liệu tuyển dụng?
Theo Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, bên tuyển dụng có ba nghĩa vụ chính:
- Chỉ yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng.
- Thông tin được cung cấp phải được xử lý theo quy định pháp luật và phải có sự đồng ý của người dự tuyển.
- Phải xóa, hủy thông tin ứng viên đã cung cấp nếu không tuyển dụng người đó.
Trang phổ biến pháp luật của TP. Cần Thơ giải thích thêm rằng thông tin này chỉ được dùng cho tuyển dụng và các mục đích khác theo thỏa thuận, và việc xóa, hủy khi không tuyển áp dụng trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác. Luật có số hiệu 91/2025/QH15.
Với AI, điều này có nghĩa thực tế: nếu bạn dán CV của ứng viên vào một công cụ AI, bạn đã đưa dữ liệu đó ra một nơi có thể nằm ngoài phạm vi ứng viên đã đồng ý, và cũng khó đảm bảo xóa được khi không tuyển. Đây là lý do nên giữ dữ liệu ứng viên ngoài các thử nghiệm AI ban đầu. Trường hợp cụ thể (công cụ doanh nghiệp, hợp đồng với nhà cung cấp, nội dung đồng ý của ứng viên) cần hỏi người phụ trách pháp chế.
Lưu ý: phần pháp lý trong bài chỉ nhằm cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý.
Công cụ AI xử lý nội dung bạn nhập ra sao?
Mỗi công cụ có chính sách khác nhau, và chính sách có thể thay đổi. Ví dụ, tính đến tháng 10/2026, trung tâm quyền riêng tư của Gemini cho biết một số cuộc trò chuyện có thể được nhân viên đánh giá xem xét để cải thiện dịch vụ, và khuyến cáo: "Vui lòng không nhập thông tin mật bạn không muốn nhân viên đánh giá thấy". Trang này cũng hướng dẫn tắt chế độ "Lưu giữ hoạt động" hoặc dùng cuộc trò chuyện tạm thời nếu không muốn nội dung đi qua quy trình đó.
Dù dùng công cụ nào, hãy đọc trang chính sách dữ liệu chính thức của công cụ đó và làm theo quy định nội bộ của công ty bạn.
Cách làm an toàn hơn khi cần dùng nội dung liên quan đến ứng viên
- Thay tên bằng mã (Ứng viên A, Ứng viên B).
- Xóa số điện thoại, email, địa chỉ, số căn cước, ngày sinh, ảnh.
- Bỏ các chi tiết đủ để nhận ra người đó (tên công ty cũ nhỏ, chức danh hiếm, trường học cụ thể) nếu không cần cho việc bạn đang hỏi.
- Ưu tiên hỏi AI về khung chung ("tiêu chí đánh giá kỹ năng giao tiếp cho vị trí này là gì") thay vì nhờ AI nhận xét một người cụ thể.
- Quyết định tuyển hay không tuyển là của con người; không dùng kết quả AI làm căn cứ duy nhất.
Làm thử trong một tuần như thế nào?
Chọn một việc mỗi ngày, làm trên tài liệu thật của phòng nhưng không có dữ liệu cá nhân, và ghi lại chỗ bạn phải sửa. Sau năm ngày, bạn sẽ có bộ prompt riêng của phòng và danh sách lỗi cần chú ý.
| Ngày | Việc | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| Thứ Hai | Soạn câu hỏi phỏng vấn cho một vị trí đang tuyển | Bộ câu hỏi đã rà theo checklist ở trên |
| Thứ Ba | Soạn tài liệu tuần đầu cho nhân viên mới | Bản nháp với các mục [CẦN BỔ SUNG] đã được điền |
| Thứ Tư | Viết lại một thông báo nội bộ cũ | So sánh bản cũ và bản mới, chọn bản dễ hiểu hơn |
| Thứ Năm | Đối chiếu ba tài liệu với nội quy, quy chế | Danh sách lỗi AI hay mắc |
| Thứ Sáu | Lưu prompt đã chỉnh vào thư mục chung của phòng | Bộ prompt mẫu cho lần sau |
Một vài lưu ý khi làm thử:
- Mỗi prompt nên nói rõ vai trò, đầu vào, định dạng đầu ra và điều không được làm. Bài Cách viết prompt cho AI trong công việc văn phòng có thêm mẫu.
- Ghi lại cụ thể từng lỗi (sai ngày, tự thêm quy định, câu hỏi không phù hợp) để cả phòng rút kinh nghiệm.
- Nếu có việc bạn thấy cần dùng dữ liệu ứng viên, đưa ra thảo luận với quản lý và pháp chế trước, không tự thử.
EON tổ chức đào tạo AI thực hành tại doanh nghiệp, trong đó học viên dùng AI trên chính công việc của phòng mình rồi kiểm tra và sửa kết quả. Nội dung dành cho bộ phận nhân sự có tại trang Đào tạo AI cho phòng nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Phòng nhân sự nên bắt đầu dùng AI từ việc gì?
Nên bắt đầu từ những việc không cần dữ liệu cá nhân, như soạn câu hỏi phỏng vấn theo mô tả công việc, tài liệu onboarding và thông báo nội bộ. Người làm nhân sự vẫn phải đọc lại và sửa trước khi dùng.
Có được dán CV của ứng viên vào ChatGPT hay Gemini không?
Không nên. Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 yêu cầu thông tin ứng viên được xử lý theo quy định pháp luật, có sự đồng ý của người dự tuyển và phải xóa, hủy khi không tuyển; trường hợp cụ thể nên hỏi người phụ trách pháp chế (đây là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý).
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 có hiệu lực từ khi nào?
Luật số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/1/2026.
Làm sao biết câu hỏi phỏng vấn do AI gợi ý có phù hợp không?
Với mỗi câu, xác định nó đánh giá năng lực nào trong mô tả công việc; nếu không xác định được thì bỏ. Tránh các câu chạm đến yếu tố như tuổi, tình trạng hôn nhân, thai sản, tôn giáo nếu đó không phải yêu cầu đặc thù của công việc, vì Bộ luật Lao động 2019 cấm phân biệt đối xử trong lao động.
Nguồn tham khảo
Các thông tin trong bài được kiểm tra với những nguồn dưới đây.
- Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 – Hệ thống pháp luậthethongphapluat.com
- Quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý, sử dụng người lao động – Cổng PBGDPL TP. Cần Thơpbgdpl.cantho.gov.vn
- Điều 3 Bộ luật Lao động 2019 – Hệ thống pháp luậthethongphapluat.com
- Điều 8 Bộ luật Lao động 2019 – Hệ thống pháp luậthethongphapluat.com
- Trung tâm quyền riêng tư của ứng dụng Gemini – Googlesupport.google.com
