Đào tạo AI cho phòng nhân sự

Công việc nhân sự có thể dùng AI

• Mô tả công việc (JD). Từ ghi chú của quản lý tuyển dụng, AI soạn bản nháp theo mẫu của công ty.
• Câu hỏi phỏng vấn. Từ yêu cầu của vị trí, AI đề xuất câu hỏi để kiểm tra từng yêu cầu.
• Tài liệu hội nhập. Tổng hợp quy định, quy trình thành tài liệu cho nhân viên mới.
• Thông báo nội bộ. Soạn thông báo về chính sách, lịch nghỉ, sự kiện bằng nhiều ngôn ngữ.

Đề bài thực hành mẫu: từ ghi chú của quản lý đến mô tả công việc

Quản lý tuyển dụng thường gửi vài dòng ghi chú rời rạc. Đề bài là biến ghi chú đó thành mô tả công việc đúng mẫu công ty, rồi kiểm tra.

Đầu vào (ví dụ đã chỉnh sửa):

Cần 1 nhân viên kế toán. Biết Excel tốt, có kinh nghiệm thuế. Làm ở quận 1. Ưu tiên biết tiếng Nhật.

Câu lệnh mẫu:

Bạn là chuyên viên tuyển dụng. Dựa trên ghi chú dưới đây, hãy viết mô tả
công việc theo đúng 5 mục: Vị trí, Công việc chính, Yêu cầu bắt buộc,
Yêu cầu ưu tiên, Nơi làm việc.
- Chỉ dùng thông tin có trong ghi chú.
- Mục nào ghi chú không có thông tin, ghi "[cần hỏi lại]" thay vì tự điền.
Ghi chú: <dán ghi chú>

Cách kiểm tra kết quả:

• AI có tự thêm mức lương, số năm kinh nghiệm hay bằng cấp mà ghi chú không nói không?
• Những chỗ "[cần hỏi lại]" là danh sách câu hỏi gửi lại cho quản lý.
• "Có kinh nghiệm thuế" đã được tách thành việc cụ thể chưa, hay vẫn còn mơ hồ?

Dòng "chỉ dùng thông tin có trong ghi chú" là phần quan trọng nhất. Nếu không có dòng này, AI thường tự điền những yêu cầu nghe hợp lý nhưng không ai đặt ra. Xem thêm cách viết trong bài viết JD bằng AI: prompt mẫu và cách kiểm tra.

Lưu ý riêng cho phòng nhân sự: dữ liệu cá nhân

Hồ sơ ứng viên, bảng lương và đánh giá nhân viên là dữ liệu cá nhân. Trước khi dùng AI, phòng nhân sự cần biết công cụ nào công ty cho phép, và dữ liệu nào tuyệt đối không dán vào. Trong khóa đào tạo, đề bài dùng hồ sơ đã được xóa thông tin cá nhân.

Một điểm nữa: không để AI tự quyết định loại hay giữ ứng viên. AI có thể giúp sắp xếp thông tin theo tiêu chí do con người đặt ra, nhưng quyết định và lý do phải là của người tuyển dụng.

Khóa đào tạo cho phòng nhân sự gồm

Mỗi khóa được thiết kế lại theo doanh nghiệp, nhưng thường gồm các bước sau:

1. Trao đổi trước khóa học. Chúng tôi tìm hiểu nghiệp vụ, công cụ AI mà công ty cho phép dùng, và những thông tin không được đưa ra ngoài.
2. Chuẩn bị đề bài. Đề bài thực hành lấy từ chính công việc của phòng ban. Nếu tài liệu thật không thể dùng, chúng tôi dùng bản đã được chỉnh sửa.
3. Buổi đào tạo. Người học tự làm trên máy của mình: viết câu lệnh, đọc kết quả, kiểm tra và sửa.
4. Nhìn lại sau khóa học. Sau một thời gian, hai bên cùng xem việc áp dụng vào công việc thực tế đang ra sao.