Đào tạo AI cho phòng hành chính

Công việc hành chính có thể dùng AI

• Biên bản họp. Từ ghi chú hoặc bản ghi cuộc họp, sắp xếp các việc đã thống nhất kèm người phụ trách và thời hạn.
• Văn bản nội bộ. Thông báo, tờ trình, thư mời theo mẫu của công ty.
• Tổng hợp quy định. Đọc văn bản dài và trả lời "quy định này ảnh hưởng đến bộ phận nào".
• Dịch văn bản. Dịch thông báo sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, và kiểm tra bản dịch.

Đề bài thực hành mẫu: biên bản họp có người phụ trách và thời hạn

Đầu vào: ghi chú cuộc họp viết vội (bản mẫu), có chỗ thiếu tên người phụ trách.

Câu lệnh mẫu:

Từ ghi chú cuộc họp dưới đây, lập bảng 4 cột:
Việc cần làm | Người phụ trách | Thời hạn | Ghi chú.
- Chỉ ghi những việc đã được thống nhất trong cuộc họp.
- Ô nào ghi chú không nói rõ, ghi "[chưa rõ]", không tự đoán.
Ghi chú: <dán ghi chú>

Cách kiểm tra kết quả:

• Mỗi dòng trong bảng có tương ứng với một câu trong ghi chú không?
• Các ô "[chưa rõ]" chính là những điều cần hỏi lại trước khi gửi biên bản.
• Ý kiến còn đang thảo luận có bị ghi thành việc đã quyết không?

Cách làm chi tiết hơn có trong bài dùng AI viết biên bản cuộc họp.

Đề bài thực hành mẫu: tổng hợp một quy định mới

Người học đưa văn bản quy định (hoặc phần liên quan) vào AI và hỏi: "Những điều khoản nào yêu cầu bộ phận hành chính phải làm gì, trước ngày nào?" Sau đó đối chiếu từng ý trả lời với số điều, số khoản trong văn bản gốc. Nếu AI không chỉ ra được điều khoản, ý đó không được dùng.

Khóa đào tạo cho phòng hành chính gồm

Mỗi khóa được thiết kế lại theo doanh nghiệp, nhưng thường gồm các bước sau:

1. Trao đổi trước khóa học. Chúng tôi tìm hiểu nghiệp vụ, công cụ AI mà công ty cho phép dùng, và những thông tin không được đưa ra ngoài.
2. Chuẩn bị đề bài. Đề bài thực hành lấy từ chính công việc của phòng ban. Nếu tài liệu thật không thể dùng, chúng tôi dùng bản đã được chỉnh sửa.
3. Buổi đào tạo. Người học tự làm trên máy của mình: viết câu lệnh, đọc kết quả, kiểm tra và sửa.
4. Nhìn lại sau khóa học. Sau một thời gian, hai bên cùng xem việc áp dụng vào công việc thực tế đang ra sao.