Công việc kế toán có thể dùng AI
- Giải thích biến động. Từ bảng số đã tính sẵn, AI soạn đoạn giải thích vì sao chi phí tháng này tăng hay giảm.
- Công thức Excel. Mô tả việc cần làm bằng lời, AI đề xuất công thức; người học kiểm tra trên dữ liệu thử.
- Thư và văn bản. Thư nhắc công nợ, thư trả lời nhà cung cấp, thuyết minh gửi quản lý.
- Đọc tài liệu dài. Tóm tắt hợp đồng hoặc văn bản hướng dẫn để biết cần đọc kỹ phần nào.
Đề bài thực hành mẫu: giải thích biến động chi phí
Đầu vào: một bảng chi phí hai tháng theo khoản mục, đã tính sẵn chênh lệch bằng Excel (số liệu mẫu).
Câu lệnh mẫu:
Dưới đây là bảng chi phí tháng 8 và tháng 9, cột cuối là chênh lệch đã tính sẵn.
Hãy viết đoạn giải thích cho giám đốc, tối đa 5 câu, về 3 khoản mục có
chênh lệch lớn nhất.
- Không tự tính lại bất kỳ con số nào. Chỉ dùng số trong bảng.
- Nếu bảng không cho biết nguyên nhân, ghi "[cần hỏi bộ phận liên quan]".
Bảng: <dán bảng>
Cách kiểm tra kết quả:
- Đối chiếu từng con số trong đoạn văn với bảng gốc, từng số một.
- AI có chọn đúng 3 khoản mục lớn nhất không, hay chọn theo thứ tự xuất hiện?
- AI có tự đưa ra nguyên nhân mà bảng không có không? Nguyên nhân phải đến từ người phụ trách.
Lý do tách phần tính toán ra Excel: mô hình ngôn ngữ đoán chữ tiếp theo, không phải máy tính. Kết quả cộng trừ có thể đúng nhiều lần rồi sai một lần, và rất khó nhận ra.
Đề bài thực hành mẫu: công thức Excel
Người học mô tả việc cần làm, ví dụ "lấy tổng chi phí theo mã phòng ban từ sheet khác", rồi yêu cầu AI giải thích từng phần của công thức. Sau đó thử công thức trên 5 dòng dữ liệu mà người học biết sẵn kết quả. Chỉ khi 5 dòng đều đúng mới áp dụng cho cả bảng.
Khóa đào tạo cho phòng kế toán gồm
Mỗi khóa được thiết kế lại theo doanh nghiệp, nhưng thường gồm các bước sau:
- Trao đổi trước khóa học. Chúng tôi tìm hiểu nghiệp vụ, công cụ AI mà công ty cho phép dùng, và những thông tin không được đưa ra ngoài.
- Chuẩn bị đề bài. Đề bài thực hành lấy từ chính công việc của phòng ban. Nếu tài liệu thật không thể dùng, chúng tôi dùng bản đã được chỉnh sửa.
- Buổi đào tạo. Người học tự làm trên máy của mình: viết câu lệnh, đọc kết quả, kiểm tra và sửa.
- Nhìn lại sau khóa học. Sau một thời gian, hai bên cùng xem việc áp dụng vào công việc thực tế đang ra sao.
Câu hỏi thường gặp
AI có thể làm báo cáo tài chính thay kế toán không?
Không nên. AI phù hợp để soạn phần giải thích và văn bản từ số liệu đã được tính và kiểm tra. Số liệu và các con số trên báo cáo vẫn cần người phụ trách chịu trách nhiệm.
Có thể đưa dữ liệu tài chính của công ty vào AI không?
Tùy quy định của công ty. Trước khóa học, hai bên thống nhất dữ liệu nào được phép dùng. Trong buổi học, đề bài dùng số liệu mẫu hoặc số liệu đã được chỉnh sửa.
Không giỏi Excel có học được không?
Được. Một phần của khóa học là dùng AI để hiểu công thức có sẵn trong file của công ty và kiểm tra công thức mới trước khi dùng.