Công việc kinh doanh có thể dùng AI
- Chuẩn bị trước buổi gặp. Tổng hợp thông tin công khai về khách hàng và chuẩn bị câu hỏi.
- Email sau buổi gặp. Từ ghi chú cuộc gặp, soạn email tóm tắt nội dung đã thống nhất và bước tiếp theo.
- Tóm tắt cuộc gọi. Biến ghi chú hoặc bản ghi cuộc gọi thành danh sách việc cần làm có người phụ trách và thời hạn.
- Trả lời câu hỏi thường gặp. Soạn bản nháp trả lời dựa trên tài liệu sản phẩm của công ty.
Đề bài thực hành mẫu: email sau buổi gặp khách
Đầu vào (ví dụ đã chỉnh sửa):
Gặp anh Minh, trưởng phòng mua hàng. Quan tâm gói B. Hỏi giá cho 50 người. Muốn demo tuần sau, thứ 3 hoặc thứ 5. Lo về thời gian triển khai.
Câu lệnh mẫu:
Viết email cảm ơn sau buổi gặp, gửi anh Minh, giọng lịch sự và ngắn gọn.
Gồm: (1) tóm tắt điều anh quan tâm, (2) việc bên mình sẽ làm,
(3) đề xuất lịch demo.
- Không đưa ra giá, thời gian triển khai hay cam kết nào không có trong ghi chú.
- Chỗ nào cần thông tin bên mình chưa có, ghi "[cần xác nhận]".
Ghi chú: <dán ghi chú>
Cách kiểm tra kết quả:
- Email có hứa hẹn điều gì mà ghi chú không có không, ví dụ "triển khai trong 2 tuần"?
- Câu hỏi về giá được trả lời bằng một con số, hay được ghi là sẽ gửi báo giá?
- Lịch demo có đúng hai ngày khách đề xuất không?
Lỗi phổ biến nhất khi dùng AI viết email cho khách không phải là câu văn dở, mà là một cam kết nghe hợp lý nhưng không ai đồng ý. Khóa đào tạo luyện thói quen đọc lại email với một câu hỏi: "câu nào trong này mình chưa từng nói với khách?"
Thông tin về khách hàng: kiểm tra nguồn
Khi dùng AI tìm hiểu một công ty, kết quả có thể trộn thông tin cũ, sai, hoặc của một công ty trùng tên. Người học tập yêu cầu AI ghi nguồn cho từng thông tin, và mở nguồn đó ra kiểm tra trước khi dùng trong buổi gặp.
Khóa đào tạo cho phòng kinh doanh gồm
Mỗi khóa được thiết kế lại theo doanh nghiệp, nhưng thường gồm các bước sau:
- Trao đổi trước khóa học. Chúng tôi tìm hiểu nghiệp vụ, công cụ AI mà công ty cho phép dùng, và những thông tin không được đưa ra ngoài.
- Chuẩn bị đề bài. Đề bài thực hành lấy từ chính công việc của phòng ban. Nếu tài liệu thật không thể dùng, chúng tôi dùng bản đã được chỉnh sửa.
- Buổi đào tạo. Người học tự làm trên máy của mình: viết câu lệnh, đọc kết quả, kiểm tra và sửa.
- Nhìn lại sau khóa học. Sau một thời gian, hai bên cùng xem việc áp dụng vào công việc thực tế đang ra sao.
Câu hỏi thường gặp
Có thể ghi âm cuộc gọi rồi để AI tóm tắt không?
Về kỹ thuật thì được, nhưng cần tuân thủ quy định của công ty và sự đồng ý của khách hàng về việc ghi âm. Trong khóa học, chúng tôi dùng ghi chú hoặc bản ghi mẫu.
Dùng AI viết email cho khách có bị khách nhận ra không?
Vấn đề lớn hơn là nội dung sai, không phải văn phong. Khóa học tập trung vào việc chỉ đưa vào email những gì đã thống nhất với khách, và sửa văn phong theo cách nói của công ty.
Có dạy dùng AI với CRM đang dùng không?
Tùy công cụ doanh nghiệp đang dùng. Chúng tôi tìm hiểu trước khóa học; nếu cần kết nối hệ thống, chúng tôi sẽ đề xuất riêng.